在預約時，酒店營銷人員一定要記下顧客所有的要求，但顧客日后可能有變化，所以，酒店營銷人員必須將雙方所同意的事項記錄在合約書上并請顧客簽字，以保障顧客與酒店自身的權利。
    如果顧客沒時間親自到酒店簽約手續，酒店營銷人員可以通過書面、傳真或郵寄的方式，將文件送至顧客手中，請顧客在合約上簽字，簽妥后再傳真或郵寄回酒店。
 

    在簽訂合約時，酒店通常要求收取費用的10%作為訂金。價格在不同酒店之間，甚至在同一酒店里也會有差異。酒店價格通常根據以下因素來決定：旺季或淡季、團隊大小、逗留天數、房間種類，使用房間天數、已知的出席情況及過去會議團隊的困難等。
    把所有房間除套間外都定價在最低價和最高價之間，而不管樓層及地理位置。有些顧客付多于平均價的房價，有些顧客卻付少于平均價的房價，這又叫做無差別定價。不管價格靠什么決定，價格確定而清楚是很重要的。會議組織者會在酒店價格盡可能低的原則上確定一個雙方都能接受的折扣價。