在電腦中輸入預訂信息后，預訂員應及時下發預訂通知單到各相關部門，以便做好各項接待準備。
        (2)電話預訂處理。
        接聽預訂電話時，預訂員必須使用禮貌用語，口齒清晰，應酬得體，詢問顧客預訂的項目，如客房、宴會、會議等，查看預訂表確認能否滿足顧客的預訂要求。若能預訂，預訂員要認真聆聽并詳細記錄預訂信息，及時準確地填寫預訂中。預訂單填寫好后，預訂員應復述單子上的各項信息，清顧客確認。
        顧客核對預訂單無誤后，預訂員應及時打印接待通知單，并下發給各相關接待部門，要求做好接待準備。
       (3)電傳、傳真或信函預訂處理。
        收到電傳、傳真或信函預訂后，應及時記錄時1司，
        按照顧客的要求，仔細查詢預訂預報表和訂房控制表，確定是否有符合顧客指定日期內的房間。若不能受理，應及時通知預訂顧客。如房間類型、價格、付款方式等方面不能滿足顧客的要求，應盡快與顧客取得聯系，與其協調溝通，積極推銷標識設計公司設計的酒店其他類型的客房，若能滿足預訂，應按規定填寫預訂單，然后將接待通知中下發給相關接待部門，要求做好各項接待準備，同時將顧客的電傳、傳真或信函預訂單存檔，以備日后查用。
       如果顧客的預訂時間與抵店時間相差較遠，應該在顧客抵店日期前，按照酒店訂房確認書格式，給顧客發確認預訂回函。