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     地區辦公室在會議策劃人和各酒店之間充當媒介機構，以其信息中樞的作用指導策劃人去發現最能滿足其需求的酒店。除了向會議策劃人提供本地區酒店連鎖集團的信息外，大多數地區辦公室都有區域團體業務數據庫。某些酒店連鎖集團如喜來登、凱悅酒店集團、紅獅酒店集團和假日酒店集團都開發出互聯網系統，將各自的會議酒店與它們的地區性和全國性銷售辦公室相鏈接。這些系統可以提供快速的團體預訂數據的電子查詢，包括供房情況、房價、日期。該系統同時還會在集團范圍內追蹤顧客記錄和客戶的活動。在信息查詢如此便捷的情況下，很多地區銷售代理得以預留出會議室、為本系統內任何一家酒店打印出計劃書，還能現場預訂，通過電子郵件將協議書傳給酒店銷售總監報批。地區銷售辦公室還向連鎖集團區域內的酒店提供促銷材料和公共關系類的服務。

五、獨立酒店代理人
      很多酒店并不認為它們可以單憑內部銷售人員便能充分顧及自己所有的市場。它們常常以獨立酒店代理人來補充自己員工的了作。這些外部的個人或公司是銷售部的延伸，対外代表著酒店。
      由于各酒店VI設計的需求不一，獨立酒店所提供的服務也各不相同。某些代理人可能僅僅受雇作為實地銷售員來招攬酒店員工.無法接觸到的客戶。其他一些酒店可能使用大型代理公司，這類公司的服務范圍除了銷售以外，還包括咨詢、市場分析、廣告以及公共關系。